เคล็ดลับสำหรับการจัดการ Google Apps

        ในฐานะผู้ดูแลระบบของบัญชี Google Apps คุณจะได้สนุกกับการจัดการบริการของผู้ใช้จากระบบคลาวด์ในรูปแบบใหม่ ซึ่งง่ายเพียงแค่เพิ่มผู้ใช้ในบัญชีของคุณ เปิดใช้งานอีเมล และให้ผู้ใช้เริ่มใช้บริการได้ แต่ Google Apps จะให้คุณสามารถควบคุมข้อมูลผู้ใช้และการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมที่แนะนำว่าคุณไม่ควรพลาด ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับสำคัญในการจัดการ Google Apps สำหรับองค์กรของคุณ

1. เพิ่มผู้ใช้และจัดการบริการในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ถ้าต้องการให้ผู้ใช้ในองค์กรเริ่มต้นใช้ Google Apps คุณต้องเพิ่มผู้ใช้ในบัญชีของคุณ คุณสามารถดำเนินการนี้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ หรือแม้กระทั่งอุปกรณ์มือถือของคุณ โดยใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้ไปที่admin.google.com และลงชื่อเข้าใช้ด้วยชื่อและรหัสผ่านของผู้ดูแลระบบ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบเพื่อจัดการบริการของผู้ใช้ รหัสผ่าน และข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมดสำหรับบัญชีของคุณ

2. เพิ่มเลเยอร์ของความเป็นส่วนตัวและการรักษาความปลอดภัย
Google Apps มีคุณลักษณะการรักษาความปลอดภัยที่สำคัญหลายอย่าง ซึ่งออกแบบมาเพื่อทำให้ข้อมูลที่คุณเก็บไว้ในระบบของเรามีความปลอดภัย นอกจากนี้ ขอแนะนำให้คุณทำตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการรักษาความปลอดภัย เพื่อเพิ่มการรักษาความปลอดภัยขึ้นอีกระดับ เช่น การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนเพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัยของรหัสผ่าน และมาตรการป้องกันการปลอมแปลงเพื่อต่อสู่กับการละเมิดความปลอดภัยของอีเมล

3. ควบคุมการเข้าถึงคุณลักษณะและบริการของผู้ใช้
เมื่อเริ่มต้น บริการส่วนใหญ่จะเปิดใช้งานสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด แต่คุณสามารถใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบเพื่อปิดใช้งานบริการที่คุณไม่ต้องการให้คนอื่นใช้ หรือปรับแต่งการทำงานของบริการ กำหนดการตั้งค่าเดียวกันสำหรับทุกคน หรือใช้นโยบายกับผู้ใช้ต่างกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจเปิดใช้งานแฮงเอาท์เฉพาะสำหรับทีมสนับสนุนของคุณ หรืออนุญาตเฉพาะแผนกการตลาดให้แชร์ Google Sites แบบสาธารณะได้

4. เปลี่ยนอีเมลธุรกิจของคุณเป็น Gmail
ผู้ใช้ที่คุณเพิ่มในบัญชี Google Apps ของคุณจะได้รับที่อยู่อีเมลในโดเมนที่คุณระบุเมื่อสร้างบัญชี ผู้ใช้สามารถใช้ที่อยู่นี้กับบริการ Gmail ของ Google Apps ถ้าผู้ใช้ใช้ที่อยู่อีเมลนี้กับโปรแกรมรับส่งอีเมลเดิมอยู่แล้ว คุณจะต้องเลือกว่าต้องการดำเนินการเปลี่ยนเมื่อใด อีเมลจะไม่ถูกส่งไปยังบัญชี Gmail (และหยุดส่งไปที่โปรแกรมเดิม) จนกว่าคุณจะแก้ไขระเบียน MX ของโดเมนให้ชี้ไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ Google โปรดดูที่เริ่มต้นใช้งาน Gmail

5. ใช้แหล่งข้อมูลการทำให้ใช้งานได้และการฝึกอบรมของเรา
เราได้จัดเตรียมข้อมูลไว้มากมายสำหรับการทำให้ Google Apps ใช้งานได้ให้แก่ผู้ช้ของคุณ เพื่อช่วยให้การเริ่มต้นใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น แนะนำให้ผู้ใช้ไปที่ศูนย์การเรียนรู้ของ Google Apps เพื่อดูคู่มือการเริ่มต้นอย่างรวดเร็ว วิดีโอ และเคล็ดลับสำหรับผู้ใช้ด้านธุรกิจ และเยี่ยมชมไซต์การทำให้ใช้งานได้ เพื่อดูแผนการเริ่มต้นใช้งาน คู่มือด้านเทคนิค และเทมเพลตสำหรับสร้างศูนย์การเรียนรู้ของคุณเอง

6. ให้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบแก่เจ้าหน้าที่ด้านไอทีของคุณ
ไม่ว่าองค์กรของคุณจะมีขนาดเท่าใด เราขอแนะนำให้คุณกระจายความรับผิดชอบในการจัดการผู้ใช้และบริการไปยังผู้ใช้ที่เชื่อถือในกลุ่มต่างๆ ดำเนินการนี้โดยให้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบแก่ผู้ใช้ เมื่อผู้ดูแลระบบลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google Apps ระบบจะนำไปที่คอนโซลผู้ดูแลระบบเช่นเดียวกับคุณ แต่ผู้ใช้ที่ไม่ใช่ผู้ดูแลระบบจะไม่เห็นคอนโซลผู้ดูแลระบบเมื่อลงชื่อเข้าใช้ แต่ระบบจะนำไปที่รายการของบริการที่มีการจัดการ

7. จัดการการเผยแพร่คุณลักษณะสำหรับผู้ใช้ของคุณ
Google Apps ทำงานบนเว็บ 100% ดังนั้นคุณและผู้ใช้ของคุณจะได้รับคุณลักษณะใหม่และการอัปเดตโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องติดตั้งหรืออัปเดตซอฟต์แวร์ แต่คุณสามารถติดตามการเผยแพร่ที่กำลังจะมีขึ้นได้อย่างง่ายดายผ่านปฏิทินการเผยแพร่หรือบล็อก รวมถึงควบคุมว่าจะเปิดให้บริการคุณลักษณะใหม่สำหรับผู้ใช้เมื่อใด โดยตั้งค่ากระบวนการเผยแพร่ของ Google Apps

8. จัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณจากระยะไกล
ใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ของผู้ใช้ บังคับใช้นโยบายการรักษาความปลอดภัยสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ ล้างข้อมูลอุปกรณ์ที่สูญหายหรือถูกโจรกรรมจากระยะไกล เป็นต้น

9. ติดตามการใช้งานและแนวโน้ม
ตรวจสอบว่าบริการแต่ละรายการมีการใช้งานอย่างไรในองค์กรของคุณ โดยดูกราฟและรายงานการใช้งานในคอนโซลผู้ดูแลระบบของคุณ วิเคราะห์การทำงานร่วมกันของทีม ระบุรูปแบบการรักษาความปลอดภัยที่ไม่ต้องการ และติดตามแนวโน้มอื่นๆ

10. เพิ่มโดเมนได้ฟรี
ถ้าองค์กของคุณควบรวมชื่อโดเมนใหม่ หรือทำธุรกิจโดยมีหลายโดเมน คุณสามารถเพิ่มโดเมนของคุณทั้งหมดในบัญชีได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม จากนั้นผู้ใช้สามารถมีข้อมูลประจำตัวได้หลายโดเมน โดยแชร์บริการต่างๆ ในฐานะองค์กรเดียว

ข้อมูลจาก:   https://support.google.com/a/answer/3035792?hl=th

ทำไมถึงต้องใช้ Google Apps